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Buchhaltungssoftware für DJs

Buchhaltungssoftware für DJs vorgestellt von der DJ ALLIANZ

Effizientes Finanzmanagement leicht gemacht

Für DJs, die zwischen Gigs, Musikproduktion und Networking jonglieren, bleibt oft wenig Zeit für die Verwaltung der Finanzen. Dennoch ist eine gut organisierte Buchhaltung entscheidend, um den Überblick über Einnahmen, Ausgaben und steuerliche Verpflichtungen zu behalten. Glücklicherweise gibt es spezialisierte Buchhaltungssoftware, die auf die Bedürfnisse von Selbstständigen zugeschnitten ist.

In diesem Artikel stellen wir verschiedene Programme vor, die DJs bei der Verwaltung ihrer Finanzen unterstützen können – von einfachen Tools für Einsteiger bis hin zu umfassenden Lösungen mit Schnittstellen zu Steuerberatern und Finanzämtern. Wir werfen einen Blick auf ihre Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und Kosten, damit du die passende Lösung für deine Anforderungen finden kannst.

Wir vergeben hier keine Wertung, da jede Software unterschiedliche Features hat und für unterschiedliche Anwendungen geeignet ist. Die Vorstellung soll dir helfen, die für dich am besten geeignete Anwendung zu finden.

Welche Buchhaltungssoftware

Wir vergleichen:

Was wird getestet bzw. aufgeführt

Features:

  • Anwendungsfall
  • Schnittstellen zu (Datev, Konto, …)
  • Unterscheidungsmerkmale
  • Preise
  • Rechnungsstellung
  • Buchhaltung
  • Erfahrungen

Lexware Office

Lexware Office Buchhaltungssoftware

Lexware Office ist eine Softwarelösung, die Unternehmen und Selbstständige bei der Verwaltung verschiedener kaufmännischer Aufgaben unterstützt. Hier sind die wichtigsten Features von Lexware Office:

1. Buchhaltung

  • Doppelte Buchführung mit Kontenrahmen (SKR 03/04)
  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
  • Automatische Buchungsvorlagen
  • DATEV-Schnittstelle für den Steuerberater
  • Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA)

2. Rechnungswesen und Angebote

  • Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Lieferscheinen
  • Mahnwesen und Zahlungserinnerungen
  • Verwaltung von Kundendaten
  • Artikel- und Lagerverwaltung

3. Lohn- und Gehaltsabrechnung

  • Erstellung von Gehaltsabrechnungen
  • Meldungen an die Sozialversicherung und Finanzämter
  • Lohnsteuerbescheinigungen
  • Verwaltung von Arbeitszeiten und Urlaubstagen

4. Warenwirtschaft

  • Bestands- und Lagerverwaltung
  • Artikelmanagement und Preisgestaltung
  • Lieferanten- und Einkaufsverwaltung
  • Bestellwesen und Warenbewegungen

5. Steuererklärungen

  • Umsatzsteuererklärung
  • Gewerbesteuerberechnung
  • Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

6. Reporting und Analysen

  • Berichte über Finanzen, Umsätze und Lagerbestände
  • Statistiken zur Unternehmensentwicklung
  • Excel-Export für individuelle Auswertungen

7. Mehrplatzfähigkeit

  • Netzwerkfähige Versionen für mehrere Nutzer
  • Rechte- und Rollenkonfiguration

8. Schnittstellen und Integrationen

  • DATEV- und ELSTER-Schnittstellen
  • Import- und Exportfunktionen für Daten
  • Kompatibilität mit MS Office (z. B. für Word und Excel)

9. Aktualitätsgarantie

  • Regelmäßige Updates für gesetzliche Änderungen, z. B. bei Steuer- oder Sozialversicherungsregelungen

10. Benutzerfreundlichkeit

  • Intuitive Bedienung und übersichtliches Dashboard
  • Tutorials und Hilfestellungen
  • Telefon- und Online-Support

Je nach Produktvariante (z. B. Lexware buchhaltung, Lexware lohn+gehalt oder Lexware financial office) sind die Funktionen auf bestimmte Bereiche spezialisiert.

sedvDesk

Buchhaltungssoftware Sevdesk

sevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die sich besonders für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen eignet. Die Software bietet eine Vielzahl von Funktionen, um administrative Aufgaben zu vereinfachen. Hier sind die wichtigsten Features:

1. Rechnungsstellung

  • Erstellung von Rechnungen in wenigen Klicks
  • Automatische Überprüfung der Rechnungen auf Vollständigkeit (GoBD-konform)
  • Anpassbare Rechnungsvorlagen
  • Wiederkehrende Rechnungen (Abo-Rechnungen)
  • Integration von Zahlungsmethoden wie PayPal oder SEPA

2. Angebote und Auftragsverwaltung

  • Erstellung von Angeboten und deren Umwandlung in Rechnungen
  • Verwaltung von Aufträgen
  • Kundenfreigabe von Angeboten per Klick

3. Buchhaltung

  • Automatische Verbuchung von Einnahmen und Ausgaben
  • DATEV-Schnittstelle für Steuerberater
  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
  • GoBD-konforme Dokumentenarchivierung
  • Automatischer Abgleich von Banktransaktionen (Banking-Funktion)

4. Kunden- und Kontaktmanagement (CRM)

  • Zentrale Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten
  • Historie der Kundenbeziehungen
  • Import und Export von Kontaktdaten

5. Steuerfunktionen

  • Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) über ELSTER
  • Ermittlung der Umsatzsteuer
  • Übersicht über steuerrelevante Daten

6. Belegmanagement

  • Digitaler Upload von Belegen (per Smartphone-App oder Drag-and-Drop)
  • Automatische Texterkennung (OCR) zur Belegverarbeitung
  • Belegzuordnung zu Transaktionen
  • Dokumentenarchivierung (GoBD-konform)

7. Auswertungen und Berichte

  • Finanzberichte und Statistiken
  • Cashflow-Übersicht
  • Umsatz- und Kostenanalysen

8. Integration und Automatisierung

  • Schnittstellen zu gängigen Tools wie PayPal, Shopify, Amazon, Lexoffice, und WooCommerce
  • API für individuelle Integrationen
  • Automatische Erinnerungen für offene Rechnungen

9. Mehrbenutzerfähigkeit

  • Einrichten von Benutzerkonten für Teammitglieder
  • Rechte- und Rollenmanagement

10. Mobilnutzung

  • Smartphone-Apps für iOS und Android
  • Unterwegs Belege scannen, Rechnungen schreiben und Statistiken einsehen

11. Internationalität

  • Mehrsprachige Rechnungen
  • Unterstützung mehrerer Währungen

12. Support und Schulung

  • E-Mail-, Telefon- und Chat-Support
  • Tutorials und Videoanleitungen
  • Regelmäßige Updates

sevDesk ist flexibel und passt sich den Bedürfnissen von Unternehmen verschiedener Branchen an. Es bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und automatisiert viele administrative Prozesse, um Zeit und Aufwand zu sparen.

Accountable

Die Buchhaltungssoftware Accountable kurz vorgestellt

Accountable ist eine benutzerfreundliche, cloudbasierte Software, die speziell auf die Bedürfnisse von Freiberuflern, Selbstständigen und kleinen Unternehmen zugeschnitten ist. Ihr Fokus liegt darauf, die Buchhaltung und Steuererklärung zu vereinfachen und Compliance zu gewährleisten. Hier sind die Hauptfeatures:

1. Rechnungsstellung

  • Erstellung professioneller, rechtskonformer Rechnungen (GoBD-konform)
  • Automatische Überprüfung auf Vollständigkeit (Pflichtangaben)
  • Wiederkehrende Rechnungen
  • Anpassbare Vorlagen und Branding-Optionen
  • Mehrsprachige Rechnungen und Unterstützung verschiedener Währungen

2. Steuererklärung

  • Direkte Erstellung und Übermittlung von Steuererklärungen (z. B. Umsatzsteuer, Einkommensteuer) via ELSTER
  • Automatische Berechnung der Umsatzsteuer
  • Unterstützung für die Kleinunternehmerregelung
  • Erinnerungen an Steuerfristen

3. Belegmanagement

  • Digitales Hochladen von Belegen (per App oder Web)
  • Automatische Texterkennung (OCR) für Belege
  • Automatische Zuordnung von Belegen zu Transaktionen
  • Übersichtliche Archivierung aller Dokumente (GoBD-konform)

4. Banking-Integration

  • Verknüpfung mit Bankkonten für automatische Synchronisation
  • Kategorisierung und Abgleich von Transaktionen
  • Nachvollziehbarkeit von Einnahmen und Ausgaben

5. Buchhaltung

  • Übersichtliche Einnahmen- und Ausgabenverwaltung
  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) für Selbstständige
  • Automatische Steuerberechnung auf Basis der Buchhaltung
  • Kategorien für Geschäftsvorfälle zur Vereinfachung der Steuerberechnung

6. Mobile App

  • Belege scannen und direkt hochladen
  • Rechnungen unterwegs erstellen und verschicken
  • Übersicht über Einnahmen, Ausgaben und Steuerpflichten in Echtzeit

7. Berichte und Analysen

  • Finanzübersicht in Echtzeit (Cashflow, Umsätze, Ausgaben)
  • Steuerprognosen und -übersichten
  • Umsatzsteueraufstellungen und -berichte

8. Integrationen und Automatisierung

  • API-Schnittstellen für weitere Tools
  • Verknüpfung mit gängigen Zahlungsdiensten wie PayPal
  • Export von Daten für Steuerberater (z. B. DATEV-kompatibel)

9. Steuerliche Beratung

  • Integrierte Hinweise und Hilfestellungen zu steuerlichen Themen
  • Zugriff auf steuerliches Fachwissen direkt in der Software
  • Möglichkeit zur Zusammenarbeit mit Steuerberatern

10. DSGVO und Sicherheit

  • Daten werden nach höchsten Sicherheitsstandards verarbeitet
  • DSGVO-konforme Datenhaltung
  • Verschlüsselte Kommunikation und Speicherung

11. Mehrsprachigkeit

  • Unterstützung für verschiedene Sprachen und Märkte (ideal für international agierende Nutzer)

Accountable eignet sich besonders für Einzelunternehmer und Freiberufler, die ihre Buchhaltung und Steuern effizient und ohne umfangreiche Vorkenntnisse erledigen möchten. Die intuitive Benutzeroberfläche, Automatisierungen und der Fokus auf Mobilität machen es zu einer praktischen Lösung für den Alltag.

BookitUp

bookitup im Zusammenspiel mit Lexware

BookitUp ist eine cloudbasierte Software für Eventdienstleister, die alle Aspekte der Veranstaltungsorganisation abdeckt. Im Zusammenspiel mit Lexware Office ist Lexware der ideale Partner für DJs. Hier die wichtigsten Features:

1. Eventmanagement

  • Zentrale Verwaltung von Anfragen, Events und Kunden
  • Kalenderübersicht zur Terminplanung

2. Dokumentenerstellung

  • Erstellung von Angeboten, Verträgen und Rechnungen
  • GoBD-konforme Buchhaltung

3. Kommunikation

  • Automatisierte E-Mail-Vorlagen
  • Kundenportal für Dokumentenaustausch und digitale Unterschriften

4. Netzwerkverwaltung

  • Dienstleisterkoordinierung und Verfügbarkeitsabfrage

bookitup ist also nicht unbedingt eine Buchhaltungssoftware, sondern eher das 360° Verwaltungstool für alle Eventdienstleister mit Anbindung an andere Software-Möglichkeiten wie z.B. Lexware Offince.

Kreativ.Management

Kreativ.Management kurz vorgestellt

Kreativ.Management ist eine cloudbasierte Softwarelösung, die speziell für Kreativschaffende entwickelt wurde, um administrative Aufgaben zu vereinfachen und die Produktivität zu steigern. Die Hauptfunktionen umfassen:

1. Kundenverwaltung

  • Zentrale Datenbank: Verwaltung aller Kundeninformationen an einem Ort.
  • Terminkollisionserkennung: Vermeidung von Doppelbuchungen durch automatische Prüfung.
  • Statusübersicht: Aktueller Stand aller Aufträge auf einen Blick.
  • To-do-Listen: Erstellung abhängiger Aufgaben zur effizienten Projektabwicklung.
  • Direkte Anfragen: Kundenanfragen werden direkt in die Software integriert.

2. E-Mail-Kommunikation

  • Vorausplanung: Terminierte E-Mail-Versendungen für optimale Kundenkommunikation.
  • Tracking: Überwachung des E-Mail-Status (gesendet, gelesen).
  • Kundenverlauf: Historie aller E-Mail-Interaktionen mit Kunden.
  • Vorlagen: Personalisierte E-Mail-Vorlagen für wiederkehrende Nachrichten.
  • Automatisierung: Automatisches Versenden von Nachrichten basierend auf definierten Ereignissen.

3. Automatisierung

  • Workflows: Automatisierung von Prozessen zur Reduzierung manueller Aufgaben.
  • – Ereignisabhängige Aktionen: Automatische Auslösung von Aktionen bei bestimmten Ereignissen.
  • – Erinnerungsfunktionen: Automatische Benachrichtigungen für Kunden und Nutzer.
  • – Anpassbarkeit: Individuelle Anpassung der Automatisierungsprozesse an spezifische Bedürfnisse.

4. Statistiken und Analysen

  • Buchungsstatistiken: Analyse der Buchungszahlen nach Zeitraum.
  • Buchungsquote: Verhältnis von Anfragen zu tatsächlichen Buchungen.
  • Absagegründe: Erfassung und Auswertung von Stornierungsgründen.
  • Umsatzanalyse: Durchschnittlicher Umsatz pro Kunde und erwarteter Gesamtumsatz.
  • Jahresvergleich: Umsatzentwicklung im Vergleich zu Vorjahren.

5. Online-Verträge

  • Digitale Verträge: Erstellung und Versand von Verträgen zur Online-Unterzeichnung.
  • Geräteunabhängigkeit: Verträge können auf allen Endgeräten aufgerufen und unterschrieben werden.
  • Prozessoptimierung: Reduzierung von Arbeitsschritten durch digitale Abwicklung.
  • Rechtssicherheit: 100% DSGVO-konform und rechtlich abgesichert.

6. Angebots- und Rechnungsstellung

  • Schnelle Erstellung: Angebote und Rechnungen mit wenigen Klicks generieren.
  • Produkt- und Dienstleistungsverwaltung: Verwaltung von angebotenen Leistungen und Produkten.
  • Zahlungserinnerungen: Automatische Benachrichtigungen bei offenen Rechnungen.
  • Vorlagen: Personalisierte Layouts für Angebote und Rechnungen.

Kreativ.Management bietet eine umfassende Lösung für Kreativschaffende, um den administrativen Aufwand zu minimieren und sich auf die kreativen Aspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren.

Tabellarische Übersicht der Software-Features

Tabellarische Übersicht über die vorgestellte Buchhaltungssoftware

1. Lexware Office: Der Allrounder für kaufmännische Aufgaben

Lexware Office ist die ideale Softwarelösung für Unternehmen und Selbstständige, die ihre Buchhaltung, Lohnabrechnung, Warenwirtschaft und Steuererklärungen effizient verwalten möchten. Mit Funktionen wie doppelter Buchführung, DATEV-Schnittstellen und umfangreichen Reporting-Möglichkeiten deckt Lexware Office alle relevanten Bereiche ab. Egal, ob Sie Angebote erstellen, Gehaltsabrechnungen verwalten oder Steuerdokumente vorbereiten – Lexware Office sorgt für reibungslose Abläufe. Dank regelmäßiger Updates bleiben Sie stets gesetzeskonform und auf dem neuesten Stand.

  • Erfahrungsbericht Odilia Corduan aka DJane Tilly – nebenberuflich: “ Lexware Office bietet verschiedene Softwarelösungen an, die sich durch einfache Bedienung und eine übersichtliche Struktur auszeichnen. Kunden und Produkte lassen sich schnell anlegen, und Angebote können mit wenigen Klicks erstellt werden. Auch die nachfolgende Erstellung von Angebotsbestätigungen und Rechnungen spart viel Zeit. Besonders hervorzuheben ist, dass Lexware die Buchhaltung nahezu automatisch erledigt, Belegzuordnungen erkennt und passende Vorschläge macht.

    Mit nur einem Klick kann man beispielsweise die Einnahmenüberschussrechnung abrufen. Die Software ist sowohl für Kleinunternehmer als auch größere Unternehmen bestens geeignet. Auch das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt: Für jeden Bedarf gibt es ein passendes Preispaket.“

    Die Preise variieren je nach Funktionsumfang und Version. Beispielsweise bietet Lexware Office verschiedene Pakete an:
  • S-Version: ab 3,45 € pro Monat,
  • M-Version: ab 5,95 € pro Monat,
  • L-Version: ab 9,95 € pro Monat,
  • XL-Version: ab 14,95 € pro Monat

Diese Preise gelten für die eigenständige Buchhaltungs- bzw. Rechnungssoftware. Bei Bedarf kann ein optionales Lohn-Modul hinzugebucht werden, wodurch die Kosten entsprechend steigen. 

2. sevDesk: Einfach, flexibel, cloudbasiert

sevDesk ist die perfekte Lösung für Selbstständige und kleine Unternehmen, die ihre administrativen Prozesse digitalisieren möchten. Die cloudbasierte Plattform ermöglicht die Erstellung von GoBD-konformen Rechnungen, das Verwalten von Angeboten sowie das automatische Abgleichen von Banktransaktionen.

Besonders praktisch: Mit der Smartphone-App können Belege von unterwegs aus gescannt und verarbeitet werden. Automatisierte Workflows sparen Zeit und machen die Buchhaltung einfacher denn je. sevDesk passt sich flexibel an Ihre Bedürfnisse an und bietet zudem umfangreiche Integrationen zu Tools wie Shopify oder PayPal.

  • Erfahrungsbericht Bernhard Hoven aka DJ Burnee Mac – Warum sevDesk praktisch ist: Buchhaltung kann kompliziert und zeitaufwendig sein – sevDesk macht es einfacher. Die Software bietet eine moderne, intuitive Oberfläche, mit der man schnell zurechtkommt, ohne sich lange einarbeiten zu müssen.

    Ein großer Vorteil ist die DATEV-Schnittstelle, die den Austausch mit dem Steuerberater erleichtert. Belege und Dokumente lassen sich digital weitergeben, was Zeit spart und den Papierkram reduziert.

    Auch die direkte Anbindung an das Bankkonto ist hilfreich. Transaktionen werden automatisch übernommen und verbucht, sodass man den Finanzüberblick behält, ohne jede Buchung manuell eintragen zu müssen.

    Zusätzlich bietet sevDesk ein übersichtliches Dashboard, das die wichtigsten Zahlen und Entwicklungen auf einen Blick zeigt. So lässt sich die finanzielle Situation jederzeit leicht einschätzen.

    Ein weiteres nützliches Feature ist die Möglichkeit, die Umsatzsteuervoranmeldung direkt über die Software abzuwickeln. Das spart Zeit und sorgt für eine einfache, reibungslose Abwicklung mit dem Finanzamt.

    sevDesk nimmt einem einiges an Arbeit ab, sodass man sich besser auf das Kerngeschäft konzentrieren kann.

Ein interessanter Punkt ist auch, dass es für alle die unter die e-Rechnungspflicht fallen, bei sevDesk eine kostenlose Version gibt, mit der man u.a. e-Rechnungen schreiben kann.

Preise:

  • 4,45 € Modul Rechnung
  • 9,95 € Modul Buchhaltung inkl. Rechnung
  • 13,95 € Modul Buchhaltung Pro (all inkl.)

3. Accountable: Buchhaltung leicht gemacht für Freiberufler

Accountable wurde speziell für Freiberufler und Selbstständige entwickelt, um die Buchhaltung und Steuererklärung so unkompliziert wie möglich zu gestalten. Die intuitive Plattform unterstützt Sie bei der Erstellung rechtskonformer Rechnungen, der digitalen Belegverwaltung und der Umsatzsteuerberechnung.

Dank der ELSTER-Integration können Steuererklärungen direkt über die Software eingereicht werden. Mit der mobilen App haben Sie Ihre Finanzen immer im Blick – perfekt für den flexiblen Arbeitsalltag. Accountable legt besonderen Wert auf Benutzerfreundlichkeit und steuerliche Sicherheit.

  • Erfahrungsbericht Robin Richter – Hauptberuflicher DJ „Meine Erfahrung mit Accountable als Buchhaltungssoftware: Als selbständiger DJ und Unternehmer bin ich auf eine effiziente und unkomplizierte Lösung für meine Buchhaltung und Steuererklärung angewiesen. Nach einiger Recherche habe ich mich für Accountable entschieden – und bin bis heute sehr zufrieden mit dieser Wahl.
    Hauptsächlich als Buchhaltungsprogramm im Einsatz
    Ich nutze Accountable vor allem als Buchhaltungssoftware, um meine Einnahmen und Ausgaben einfach zu verwalten. Die automatische Erfassung von Transaktionen und die übersichtliche Kategorisierung machen den gesamten Buchhaltungsprozess extrem effizient. Dank der intelligenten KI-Unterstützung hilft mir die Software sogar dabei, Rechnungen korrekt zuzuordnen und steuerlich relevante Ausgaben optimal zu verbuchen.
    Breite Bankenanbindung – mit anfänglichen Hürden
    Ein großes Plus von Accountable ist die Anbindung an viele Banken, was mir enorm hilft, meine Finanzen zentral zu verwalten. Ich nutze FINOM als Bank, und zu Beginn gab es einige Synchronisierungsprobleme. Seitdem Accountable jedoch den Dienstleister für die Banken-Anbindung gewechselt hat, funktioniert die Synchronisierung einwandfrei. Alle Transaktionen werden jetzt zuverlässig und zeitnah erfasst.
    KI-Unterstützung – weniger Rätselraten in der Buchhaltung
    Ein Highlight der Software sind die KI-Funktionen, die mir bereits oft geholfen haben. Besonders bei der Kategorisierung von Eingangsrechnungen ist die KI eine enorme Hilfe. Sie schlägt mir automatisch passende Kategorien vor, was mir viel Zeit und Unsicherheit erspart. Das ist gerade für Selbstständige, die sich nicht täglich mit Buchhaltung beschäftigen, ein echter Mehrwert.
    Mobile App – Buchhaltung auch unterwegs erledigen
    Neben der Desktop-Version gibt es auch eine App für Smartphones, die ich regelmäßig nutze. Damit kann ich meine Belege direkt einscannen, Ausgaben erfassen und meine Finanzen unterwegs im Blick behalten. Besonders die einfache Bedienung der App macht sie für mich zu einem unverzichtbaren Tool im Alltag.
    Hervorragender Support und faire Preise
    Ein weiterer Punkt, der mich überzeugt hat, ist der hervorragende Support. Bei Fragen oder Problemen habe ich bisher immer schnell eine kompetente Antwort erhalten. Der Kundenservice ist wirklich erstklassig und sorgt dafür, dass man sich gut aufgehoben fühlt.
    Auch die Preise sind teils günstiger als bei Mitbewerbern, was Accountable für mich attraktiv macht.
    Wunsch für die Zukunft: Anbindung an bookitup
    Als DJ nutze ich bookitup zur Verwaltung meiner Buchungen und Rechnungen. Es wäre für mich eine große Erleichterung, wenn es künftig eine direkte Schnittstelle zwischen bookitup und Accountable gäbe. Eine automatische Übertragung von Rechnungen und Buchungen würde meinen Workflow noch weiter optimieren und die Buchhaltung noch effizienter gestalten. Vielleicht lässt sich eine solche Integration in Zukunft realisieren.

Preise:

  • Free Account 0€ – Erstellen und versenden von e-Rechnungen
  • Small Account 15,50€ – für Kleinunternehmer mit Umsatz bis 25.000€
  • Pro Account 22,50€ – für Gewerbetreibende die Umsatzsteuer ausweisen

4. BookitUp: Die Lösung für Eventdienstleister

Für Eventdienstleister bietet BookitUp eine Plattform, die sämtliche organisatorischen Aufgaben vereinfacht. Von der zentralen Verwaltung von Anfragen und Events bis zur Erstellung von Angeboten und Rechnungen.

BookitUp sorgt für einen professionellen und effizienten Arbeitsablauf. Ein integriertes Kundenportal ermöglicht den einfachen Austausch von Dokumenten und Unterschriften. Damit ist BookitUp nicht nur eine zeitsparende Lösung, sondern auch ein wertvolles Tool, um den Überblick über komplexe Projekte zu behalten.

  • Erfahrungsbericht Oliver Lieder – Hauptberuflich: Ich habe bookitup seit ca 3 Jahren persönlich im Einsatz und war zunächst mit der Einrichtung selbst etwas überfordert, da ich mich bis Dato noch nie wirklich intensiv mit CRM und deren Funktionen auseinandergesetzt habe.

    Zuvor hatte ich bereits ein wenig Erfahrung mit Hochzeit.Management (heute Kreativ.Management) gesammelt. Jedoch war die GUI / Bedienung für mich als Neueinsteiger zu komplex, als dass ich es wirklich bis zur sinnvollen Nutzbarkeit brachte.

    Schon damals gab es aber schon persönliche Onboarding-Programme, um den Einstieg zu erleichtern. Diese habe ich allerdings nie selbst wahrgenommen. Das hätte womöglich auch dazu geführt, dass ich mich doch irgendwann an die Struktur und GUI gewöhnt hätte, die mir bis heute im Übrigen nicht liegt. Das aber ist nur subjektiv zu verstehen.

    Vor etwa 3 Jahren stolperte ich dann über bookitup und nahm den Testzeitraum in Anspruch.
    Hier gefiel mir die (für mich subjektiv) deutlich übersichtlichere und logische Anordnung.
    Auch erschien mir das gesamte Konzept etwas näher an meinem Tätigkeitsfeld zu liegen.

    Anders als bei K.M habe ich hier das Onboarding sofort in Anspruch genommen und meine Daten komplett von Sebastian umziehen lassen. Inkl. Einbindung eines von mir erstmals verwendeten Kontaktformulars auf meiner Webseite.

    Seither wuchs mein Auftragsvolumen stetig, einerseits natürlich durch bewusst stärkeres  Marketing meinerseits. Andererseits aber auch durch die Vereinfachung meiner Abläufe ab dem “First Touch” mit dem Kunden. Ich nutze seither Automationen und Antwortmails, die es primär mir, aber schlussendlich auch dem Kunden stark vereinfachen, die relevanten Informationen auszutauschen und zu einem finalen Vertrag zu kommen.

    Durch automatisierte Mails mit eingestellten Triggern im Kontaktformular werden dem Interessenten Anlass Spezifisch Fragebögen zugesandt die mir eine Vorselektion ermöglichen und in den meisten Fällen auch die Wichtigsten Eckdaten zur Veranstaltung enthalten mit denen ich dann bestens auf das erste Kennenlernen vorbereitet bin ohne einen Handschlag dafür tun zu müssen. Auch kann diese Automation in Abhängigkeit meines synchronisierten Kalenders erfolgen, um Doppelbuchungen, wie ehrlich gesagt in der Vergangenheit passiert, auszuschließen.

    Im Ernstfall kann ich schon vor dem ersten Telefonat entscheiden, ob ich dem Kunden eine Absage erteile, sofern ich Konflikte mit meinen Ideologien im Fragebogen erkenne. Allein das spart neben den vielen anderen Dingen schon unfassbar viel Zeit und Nerven.
    Weiter erstelle ich seither auch alle Dokumente, also Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen etc. in bookitup und synchronisiere am Ende für die Finanzbuchhaltung mit nur einem Klick lediglich die Rechnung an Lexware Office.

    Das Weiterführen von Dokumenten mit einem Klick ist ebenso mein klarer Favorit. Auf Basis des Angebotes, welches ebenfalls einfach aus einer Vorlage in jedem Kunden erstellt werden kann, erstelle ich ohne Zeit und Mühe alle weiteren notwendigen Dokumente.
    Besonders wertvoll für mich ist die Zuordnung von Konversationen mit Kunden. Die Mails von und an die abgespeicherten Adressaten werden automatisch dem richtigen Event zugeordnet und angezeigt.

    Weitere Funktionen wie Ressourcenmodul und auch ganz besonders der Agentur Modus mit der Synchronisation entsprechender Kollegen sind aus meinem Alltag nicht mehr wegzudenken.

    Ich stelle immer wieder mit erstaunen fest wie sehr mir persönlich bookitup auf passiver Art und Weise geholfen hat mein Geschäft auszubauen. Heute stelle ich mir tatsächlich sehr oft die Frage wie ich ohne dieses CRM überhaupt arbeiten konnte. Dabei schießen zwei Worte immer wieder als Antwort durch den Kopf: Deutlich langsamer!

Preise:

Starter – kostenlos, allerdings mit wenigen Funktionen
Essentials – 13€ bei jährlicher Zahlungsweise
Standart – 25€ bei Jährlicher Zahlungsweise

5. Kreativ.Management: Produktivität für Kreative

Kreativ.Management ist die perfekte Software für Kreativschaffende, die sich auf ihre Projekte konzentrieren möchten, ohne von administrativen Aufgaben abgelenkt zu werden. Mit Funktionen wie zentralisierter Kundenverwaltung, personalisierten E-Mail-Kampagnen und digitalen Vertragsabwicklungen hilft die Software, den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten.

Automatisierte Workflows und detaillierte Statistiken ermöglichen eine optimale Planung und Nachverfolgung von Projekten. Kreativ.Management ist die smarte Lösung, um den Kopf frei für kreative Ideen zu haben.

  • Erfahrungsbericht Peter Rohr aka DJ Zitros – Hauptberuflich: “Ich habe sehr lange nach einer passenden Lösung für meine Buchhaltung gesucht. Lexware Office allein hat mir nicht gereicht, auch wenn es mein zentrales Programm für alle steuerlich relevanten Angelegenheiten ist.

    Ich suchte ein Programm, das alles beinhaltet, was ich zur Planung und Verwaltung meiner Aufträge benötigte und Kreativ.Management (KM) erfüllte, bis auf die steuerlichen Aspekte, all diese Aufgaben.

    KM stellt für die eigene Homepage ein Kontaktformular zur Verfügung.
    Dieses und auch alle anderen Formulare und Vorlagen können sehr individuell über ein Baukastensystem eingerichtet werden, dies erfordert allerdings auch ein bisschen Arbeit und ist nicht in 2 Minuten erledigt. Der Support ist sehr hilfreich und es gibt unzählige Video-Erklärungen, sowie die Möglichkeit, sich telefonisch oder per Schnellnachricht Hilfe zu holen.

    Über das Kontaktformular, auf meiner Homepage, können mich Interessenten anfragen. Ich erhalte dann eine E-Mail, mit einem Link zur Anfrage und dem Text der Anfrage. Die ausgefüllten Kontaktdaten werden vom System automatisch gespeichert und als neuer Kontakt angelegt.
    Es gibt direkten Zugriff auf den Mailverlauf, Angebote/Rechnungen, Notizen und Anhänge und einen oder mehrere Aufträge.
    Mit dem Anlegen eines Auftrages erstellt sich dann das Übersichtsfenster zum Auftrag, mit Auftragsdetails, Notizen, Anhänge, ToDo-Listen, Workflows, Terminübersicht und mehr. Außerdem, farblich hinterlegt, die Info, ob der Termin noch frei ist.

    Über den Reiter “Rechnungen” lassen sich dann Angebote, Anzahlungen und Rechnungen erstellen.
    Vorher angelegte “Produkte” oder Leistungen, lassen sich einfach per DropDown Menu zusammenfügen, bis das Angebot komplett ist und kann dann direkt per E-Mail versendet werden.
    Es gibt aber auch die Möglichkeit, Online-Verträge zu erstellen, die dann vom Kunden über ein Formular ausgefüllt und bestätigt werden. Dabei bin ich und der Kunde unabhängig davon, ob ich einen PC, ein Tablet oder ein Handy nutze. Ein angenommenes Angebot kann dann mit einem Klick in eine Rechnung umgewandelt werden.

    Eine enorme Arbeitserleichterung ist auch das Nutzen eines Workflows, der dich an alle wichtigen ToDo’s erinnert und du damit frei im Kopf bist.
    Dieser lässt sich jeder Zeit anpassen und es können unterschiedliche Workflows für unterschiedliche Auftragsarten erstellt werden.

    Was aber der entscheidende Punkt war, mich für KM zu entscheiden, war die Vielfalt an Möglichkeiten und die Anbindung an einen Kalender (Google z.B.).
    So habe ich auch wirklich alle (auch die privaten) Termine im Blick und kann meinen Workflow exakt anpassen und automatisieren.
    Außer einem Steuerprogramm ist kein weiteres Tool nötig, um komplexe Aufträge zu verwalten.
    Wie bei jedem Tool, gibt es natürlich auch beim KM Verbesserungspotential. Für 2025 sind viele Neuerungen geplant, die mich erneut darin bestätigen, dass KM für mich die beste Lösung ist und ich kann es allen empfehlen, die alles in einem haben wollen.”

  • Preise: 
  • Einsteiger: 15€ bei jährlicher Zahlungsweise, 20€ bei monatlicher Zahlungsweise, 
  • Fortgeschrittene: 29€ bei jährlicher Zahlung und 39€ bei monatlicher Zahlungsweise.
  • Es gibt auch eine kostenlose Version. Allerdings mit sehr eingeschränkten Funktionen.”

Fazit:

Jede dieser Softwarelösungen bietet spezifische Stärken, die auf die Bedürfnisse ihrer Zielgruppe zugeschnitten sind. Ob kaufmännische Verwaltung, Buchhaltung oder Eventmanagement – mit der passenden Software sparst du Zeit und steigerst deine Effizienz.

Texte: Peter Rohr / Bernhard Hoven/ Odilia Corduan / Robin Richter / Lutz Scheffler
Fotos: Hersteller

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